Administración

De revisar facturas línea a línea a revisar solo las diferencias.

Es leer con OCR e IA las facturas de proveedor que llegan en PDF o por correo, cruzarlas con el pedido y el albarán, y dejar pasar solo lo que cuadra. Unidades, precios, descuentos e IVA se comprueban con reglas fijas. Las diferencias llegan a una persona con la reclamación preparada. Funciona encima de tu ERP.

Hoy ocurre así.

Sin automatizar

01La factura llega en PDF o por correo y alguien la teclea.
02Se coteja línea a línea con el pedido y el albarán: unidades, precios, descuentos e IVA.
03Las diferencias se apuntan en una hoja aparte.
04Reclamar al proveedor depende de que alguien se acuerde.

Con IA.

Paso a paso

01La IA lee la factura, venga como venga, y extrae proveedor, líneas, importes e impuestos, con enlace al documento original.
02La vincula con su pedido, sus albaranes, devoluciones y abonos.
03Reglas fijas comprueban cada línea con tus tolerancias.
04Lo que cuadra pasa a contabilidad preparado. Lo que no, llega a una persona con la diferencia explicada y la reclamación lista.
05Cada decisión queda registrada.

Datos
Facturas, pedidos y albaranes
Reglas fijas
Unidades, precios, descuentos, IVA
IA
Lee PDF y correos, explica diferencias
Persona que decide
Revisa solo lo que no cuadra
Tu sistema
Contabilidad y reclamación

El sistema no aprueba pagos ni contabiliza sin autorización.

Qué necesitamos de tu lado.

Acceso a donde llegan las facturas (buzón, carpeta o portal), los pedidos y las recepciones de tu ERP, y tus tolerancias por proveedor.

Dónde no sirve.

Las facturas sin pedido previo (servicios, suministros) aportan menos. Las rectificativas complejas o el IVA mixto piden reglas a medida y más revisión.

Qué medimos.

Minutos por factura.
Porcentaje conciliado sin intervención.
Diferencias detectadas.
Tiempo hasta resolver una incidencia.

La cifra de partida se fija en la Fase 0, con tus datos. No publicamos porcentajes que no hayamos medido.

Preguntas frecuentes.

¿Qué es la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es comprobar que cada factura de proveedor coincide, línea a línea, con lo que se pidió y lo que se recibió: el pedido, el albarán y la factura. En inglés se llama three-way matching. Se revisan unidades, precios, descuentos e IVA, y solo las diferencias necesitan a una persona; lo que cuadra pasa a contabilidad.

¿Funciona con mi ERP?

Trabaja encima de tu ERP y se conecta por la vía que permita: API, base de datos o ficheros. Lo comprobamos en el diagnóstico antes de prometer nada.

¿Necesito factura electrónica?

No. Lee facturas en PDF y en el cuerpo del correo. Si ya recibes facturas electrónicas estructuradas, mejor: hay menos que leer.

¿Qué pasa con las facturas que no cuadran?

Se paran y llegan a una persona con la diferencia explicada y enlazada al documento original.

¿La IA aprueba pagos?

No. Prepara la validación o la reclamación; aprobar y contabilizar sigue siendo cosa de una persona autorizada.